如何建設(shè)一支高素質(zhì)的文秘人員隊伍

一支高素質(zhì)、高水平、高效能的文秘人員隊伍是提高辦公室整體服務(wù)功能的基礎(chǔ)和保證。從事文秘工作的同志怎樣才能勝任本職工作，怎樣才能適應(yīng)新的形勢的要求，怎樣才能完成新形勢所賦予給文秘人員新的任務(wù)，怎樣提高文秘人員的整體綜合素質(zhì)，創(chuàng)一流業(yè)績，增強(qiáng)辦公室系統(tǒng)的整體服務(wù)效能。更加明確自己所從事職業(yè)的重要性和肩上的份量，擺正自己的位置，掌握必要的素質(zhì)和能力，提高服務(wù)的層次和質(zhì)量。

　　一、端正態(tài)度，擺正位置，有正確的服務(wù)觀點

　　文秘人員是領(lǐng)導(dǎo)與群眾，上級與下級，領(lǐng)導(dǎo)與各部門之間聯(lián)系的橋梁，一言一行，都直接影響機(jī)關(guān)或領(lǐng)導(dǎo)的形象及信譽(yù)。作為一名文秘人員，首先要有平常心，尤其是跟在主要領(lǐng)導(dǎo)身邊的文秘人員，更要保有平常心。貧*不移志，富貴不淫心，寵辱不驚心。不驕不躁，不慍不火，甘于清苦操勞。文秘人員屬于低收入階層，但工作任務(wù)十分繁重，辦文要撰寫材料、打字復(fù)印、審校文件，辦會要迎來送往、布置會場、端茶送水，還要辦事電話記錄、通知會議等瑣碎事務(wù)集于一身，工作千頭萬緒，常常忙得焦頭爛額。哪一環(huán)節(jié)稍有疏忽，出力不討好，還得受批評。平時還得比別人早上班晚下班，節(jié)假日還得值班，這些都是家常便飯。特別是“突發(fā)事件”一出，更是忙壞我們辦公室的人員，尤其是文秘人員，超額的付出與低廉的收入成反比。有些剛參加文秘工作的人很容易心理失衡，情緒低落。這時候，需要心平氣和，認(rèn)識到文秘工作是一個腦體結(jié)合，知識型和服務(wù)型融為一體特殊職業(yè)。有時候就沒有明確分工，到某個鄉(xiāng)鎮(zhèn)、某個局委、某個企業(yè)，你可能一會手持掃帚打掃衛(wèi)生，，一會又要握住筆桿寫材料，一會還要端茶倒水迎接領(lǐng)導(dǎo)和客人。在有些人眼里是屬于“打雜的人”干的活，但在辦公室工作的性質(zhì)決定了我們決不有這種偏見。工作是苦一點、臟一點、累一點，并且還要干好。但辦公室里是最出人材的地方之一，這種狀況是對我們最好的鍛煉。文秘人員的確在思想品德方面有較高的要求，要講究人格的力量，先學(xué)會做人，后學(xué)會做事。視“小”如“大”。因此，作為文秘人員，就要力求達(dá)到“淡泊以明志，寧靜以致遠(yuǎn)”的從容高遠(yuǎn)境界，不可患得患失，爭名奪利；其次，作為一名文秘人員，還要有敬業(yè)心。事業(yè)成功的第一要素就是愛崗敬業(yè)。難以想像不熱愛自己職業(yè)的人能在本職崗位上有所建樹。敬業(yè)就要時刻牢記肩上的責(zé)任，干一行，愛一行，鉆一行，專一行，滿懷熱忱，踏踏實實，一絲不茍地工作。勤學(xué)習(xí)、勤思考、勤動腦、勤動手、勤動嘴、勤跑腿，以勤補(bǔ)拙，*勤生巧。竭盡所能，全力以赴把事情做的最好，萬不可馬虎大意，更不能應(yīng)付差事，也不能憑主觀臆斷和妄加猜測辦事。否則，只能會貽誤工作，造成被動。要時刻清醒地明確自己的職業(yè)定位和服務(wù)宗旨，勤勤懇懇，兢兢業(yè)業(yè)，恪盡職守，為領(lǐng)導(dǎo)分憂，為群眾解難，腳踏實地于平凡崗位，執(zhí)著于自己的事業(yè)；第三還要有上進(jìn)心。如今已進(jìn)入信息時代，知識經(jīng)濟(jì)、信息高速公路、自動化技術(shù)等新的課題讓人應(yīng)接不暇。文秘職業(yè)也隨著日新月異的時代變化而被賦予更多的內(nèi)涵。如墨守成規(guī)，停滯不前，必然不適應(yīng)社會發(fā)展，在文秘崗位上力不從心，最終為社會所淘汰。“學(xué)而不思則罔，思而不學(xué)則殆。”要想做一個合格的現(xiàn)代文秘人員，只有保持旺盛的學(xué)習(xí)上進(jìn)心，不斷從書山報海中汲取營養(yǎng)，才能更好地適應(yīng)形勢發(fā)展的需要。傳統(tǒng)式的文秘人員必須向全能式的文秘人員過渡，不僅要懂得文史哲數(shù)理化，還要懂電腦、英語、財經(jīng)商貿(mào)、法律政策、公關(guān)禮儀等基礎(chǔ)知識，也要會操作復(fù)印打字、傳真電報、照像攝影、錄音播放等現(xiàn)代化辦公設(shè)備。“學(xué)習(xí)、學(xué)習(xí)、再學(xué)習(xí)，實踐、實踐、再實踐，提高、提高、再提高。”奮力拼搏，刻苦鉆研，勇于攀登，創(chuàng)下一流的業(yè)績。

　　作為一名合格的文秘人員，還要力戒三種不正常的心態(tài)。1、權(quán)欲。文秘人員常在領(lǐng)導(dǎo)身邊，是搞好服務(wù)的。給領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)秘書，要對領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)，不可給領(lǐng)導(dǎo)添麻煩。崗位重要，責(zé)任也大。由不得半點草率、半點疏忽、半點懶惰及半點懈怠。秘書人員星點閃失，有時不僅工作造成被動，還會由此帶來不可估量的損失。因此我們這些從事政務(wù)、會務(wù)和事務(wù)的服務(wù)員，不要以為在領(lǐng)導(dǎo)身邊工作，就容易受到領(lǐng)導(dǎo)的重視，便于提拔和任用，身在服務(wù)崗位上，心在領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)上。這就是權(quán)欲，有了權(quán)欲，服務(wù)工作就會大打折扣。2、利欲。市場商品經(jīng)濟(jì)容易給人一種金錢評價標(biāo)準(zhǔn)意識。文秘人員的物質(zhì)利益同社會其它行業(yè)的差距逐漸拉大，有些人心態(tài)也會逐漸失衡。這就更要杜絕領(lǐng)導(dǎo)身邊人員為一己之利，利用工作之便，或打領(lǐng)導(dǎo)旗號，辦私事，謀私利。要防止和糾正把市場經(jīng)濟(jì)等價交換原則滲透到機(jī)關(guān)工作中去的錯誤傾向。正確看待物質(zhì)利益，不為名利動心，真正做到“寧公而貧，不私而富”。堅持廉潔奉公、勤政為民、艱苦奮斗、兩袖清風(fēng)、一塵不染、問心無愧的政治本色；3、自卑。身處秘書位置，不要低估自身價值，更不要自己看不起自己。不要因為工作主要是服務(wù)就喪失了主動性和創(chuàng)造性，不要以為工作繁瑣就厭煩。不要以為受限制多自由少就沒有了熱情和積極性。做秘書工作要甘當(dāng)幕后英雄，誰都知道領(lǐng)導(dǎo)講話不一定是領(lǐng)導(dǎo)自己寫稿。要安心定志，忠于職守，盡心盡力地履行自己的職責(zé)，殫精竭慮提高服務(wù)水平。面對社會物欲化的潮流，要維護(hù)好自己純潔的心靈，向“能到竹林下，自有春水聲”的一種心境*攏，不以物喜，不以己悲，沖開名利的羅網(wǎng)，清麗出塵，舒卷自如。

　　另外，文秘人員地位的從屬性不等于工作的被動性，嚴(yán)明和紀(jì)律性不等于謹(jǐn)小慎微。要自覺服從領(lǐng)導(dǎo)，聽從指揮，服從組織，服從大局，把發(fā)揮主觀能動性及積極主動性和增強(qiáng)服從意識統(tǒng)一起來，自覺做到事前參謀，事后服從，不出雜音，不唱反調(diào)；傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)的意見釘是釘，鉚是鉚，有一說一，有二說二，絕不走樣變形；對領(lǐng)導(dǎo)意圖要認(rèn)真領(lǐng)會，領(lǐng)導(dǎo)委托的工作要認(rèn)真落實，全力承辦；領(lǐng)導(dǎo)交辦的事項要辦理得及時可*，做到件件有回音，事事有著落。決不能敷衍塞責(zé)；要自覺維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)的權(quán)威，保證政令暢通，保證各項決策的貫徹實施。此外，在工作中要充分發(fā)揮職能，正確運用手中的權(quán)力。如果我們的服務(wù)觀點不正確，就很容易把服務(wù)當(dāng)成別人有求于我。因此，從事辦公室工作的同志要樹立正確的服務(wù)意識，從服務(wù)于工作，服務(wù)于大局出發(fā)，認(rèn)真做好辦公室日常服務(wù)工作。

　　 二、強(qiáng)化素質(zhì)，全面提高，有扎實的服務(wù)能力

　　首先強(qiáng)化人品素質(zhì)，就是要正直、正派。堅持一切從實際出發(fā)，實事求是，敢講真話，如實反映情況，立場堅定，是非分明，不隱瞞觀點，不見風(fēng)使舵，用正確的思想、正確的觀點、正確的態(tài)度、正確的方法處理問題。；其次是政治素質(zhì)，要努力學(xué)習(xí)鄧小平理論，堅持正確的政治方向，保持相當(dāng)?shù)恼�治敏銳性。在思想上、政治上與黨中央保持高度一致，堅定不移地執(zhí)行黨和政府的路線、方針、政策，模范遵守法律、法規(guī)和各項規(guī)章制度。三是業(yè)務(wù)素質(zhì)。包括文化知識、理論水平、動手能力、專業(yè)層次等。要有很強(qiáng)的書面表達(dá)能力，能寫出有見地、有內(nèi)容、有條理、有事例、有文采的高水平的公務(wù)文書。要做到這一點，就必須在聽、說、讀、寫上狠下功夫，把基本功牢牢砸死。一個單位文字材料代表著一個單位的形象和水平，寫作水平是對單位文秘人員綜合能力高低的集中體現(xiàn)。要能說善寫。既能切實按領(lǐng)導(dǎo)要求和意圖撰寫公文，還能選擇一定專題進(jìn)行調(diào)研，并寫出有情況、有分析、有建議、有深度的調(diào)查報告來，平常還要寫一些理論文章和文學(xué)作品，筆耕不輟，“勤能補(bǔ)拙是良訓(xùn)，一份辛苦一份才”，不斷提高自身文學(xué)修養(yǎng)，強(qiáng)化為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的本領(lǐng)。

　　在工作作風(fēng)方面，要愛黨愛國，全心全意為人民服務(wù)的政治覺悟；不計名利。任勞任怨，無私奉獻(xiàn)的博大胸懷；勤學(xué)苦練，深鉆細(xì)研的良好學(xué)風(fēng)；默默無聞，埋頭工作的思想情操；忠于職守，嚴(yán)肅認(rèn)真勤儉辦事，清正廉潔的優(yōu)秀品質(zhì)；嚴(yán)守紀(jì)律，自我約束的組織紀(jì)律。還要堅持六個反對，即反對腐化，要有艱苦創(chuàng)業(yè)的精神；反對官僚化，要有認(rèn)真踏實做事的精神；反對機(jī)械化，要有政治生活的良好修養(yǎng)；反對簡單化，要有精思細(xì)研的精神；反對浪漫化，要有日常生活的規(guī)律；反對傲慢，要有虛心學(xué)習(xí)的精神。此外，還要有超前意識，從多而雜的工作頭緒中理清思路，分清主次，保證辦公室工作高效有序運轉(zhuǎn)。其中關(guān)鍵之一在于工作籌劃要有超前性。凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢。即從大事著眼，謀劃布局，做到心中有數(shù)，心到不慌；又要從小事入手，精細(xì)運作，規(guī)范具體，有條不紊。總之，在這方面不斷總結(jié)經(jīng)驗，揚長避短，全面推進(jìn)辦公室的各項工作。

　　人無論在什么工作情況下都是第一位的，人員的素質(zhì)的高低決定著一個單位、一個部門的發(fā)展前途和命運。辦公室文秘工作當(dāng)然也不例外，做一個合格的現(xiàn)代秘書，并不是一件容易的事。但要真正做到一個合格的秘書，那么，可以說，他就是一名合格的領(lǐng)導(dǎo)接班人，就是一個單位、一個未來的希望。