加強秘書工作中的信息管理

　　信息管理并不是秘書部門的一項新的職能，只是過去不用“信息”這個詞，一般叫“情況”，書面的信息叫“材料”、“資料”，而且對信息工作的認識也不像現在這樣深刻。英國學者p·佐克杰博士認為：“從最廣泛的意義上說，信息可按其創造能力來加強評論。高質量信息可使接受者認識環境，并隨著環境的變化采取必要的對策。”這就是獲取高價值信息的目的所在。信息工作的重要性決定了秘書部門必須投入很大的精力搞好這項工作，要克服那種在辦公室里坐等信息的不良作風。
                
　　信息管理是一門學問，當然不能要求秘書人員必須掌握高深的信息科學理論，但具有一定的信息理論知識，如信息收集、信息處理、信息輸出、和信息反饋的一些原則和方法是完全必要的。目前還有少數秘書人員依然憑著老經驗，用老方法來管理信息，這顯然落后于社會的發展，也不可能為領導提供高質量的信息服務。
                
　　信息工作包括收集、鑒別、貯存、處理、輸出、反饋等各個環節，從秘書工作的實際情況來看，不少秘書部門在這些環節中不同程度地存在著一些問題。

　　一、信息的收集
                
　　秘書人員在為輔助領導決策提供信息服務時，由于對環境動態的變化不注意及時跟蹤，以致認識落后于客觀事實，或面對廣闊的信息世界，不知道該去抓哪些材料。其結果常常是高價值的信息不多，而低價值和無價值的信息卻一大把，問題的癥結就在于他們的思維能力還停留在計劃經濟的階段，不能判斷哪些因素與本單位的決策存在著重要的和必要的聯系。究其原因，是對信息的特點和收集信息所必須遵循的原則缺乏認識。因此，收集信息應注意這樣幾項原則：
                
　　(1)真實性。這是最基本的原則。我們所獲取的信息未必都是真實的，其中很可能混雜著某些不真實的信息，即偽信息。如果秘書人員將某些不真實的或不完全真實的信息提供給領導，勢必會造成領導對情況的誤判，從而導致決策和處理問題的失誤。
                
　　(2)多樣性。環境構成是復雜的，決定環境的因素很多，所以秘書人員收集信息不能只就某一個點和某一個面，而應該圍繞本單位發展的需要，開拓視野，綜觀全局，以求獲得盡可能全面的信息，否則也會造成領導對情況的誤判。
                
　　(3)層次性。信息的層次性，表現在3個方面。一是一斑信息與重要信息；二是上層信息與下層信息；三是表層信息與深層信息，不同層次的信息，其作用是不同的。收集不同層次的信息，目的是能夠準確、深入地把握環境的整體情況。
                
　　(4)時效性。任何信息都有時效性，只是不同的信息其時效有所不同，有的為長效，有的則為短效。時效的長短與價值沒有必然的聯系，有的信息時效期雖短，但價值極高，如果不能及時地捕捉到這種信息和及時利用這種信息，往往會蒙受很大的損失，所謂“貽誤戰機”說的就是這個道理。

　　二、信息的鑒別
                
　　所謂“鑒別”就是通過對已有信息的分析評價進行篩選。第一步是分清真偽，剔除偽信息。第二步是分清優劣，去掉某些質量不高的信息，保留高質量的信息。不過，有的信息如一時無法確定其價值的時候，可暫作保留。判斷信息的質量同“需要”相關。“去偽存真”、“去粗取精”，這是信息鑒別的基本原則和方法。

　　 三、信息的貯存
                
　　信息貯存的方式也有多種，用電腦貯存是目前最先進的手段，但有些傳統的方法也可以結合使用，未必需要將所有的信息材料都用電腦來貯存，這樣投入較大，成本較高。另外，也不是任何有價值的信息都需要貯存，因為信息有時效性，有的信息盡管價值很高，但為瞬時信息，所以沒有必要予以保存。

　　四、信息的輸出
                
　　秘書部門輸出信息，大多屬于復雜輸出。有的秘書不愿在復雜輸出上動腦筋、下功夫，而滿足于低質量、低水平地完成任務。從他們撰寫的文稿和編寫的簡報等等就能反映出來。這其中也不排除個人能力不強的因素，但能力總是可以提高的，關鍵在于是否注意發揮自己的主觀能動性，只有想干好，才會干得好。

　　信息雖有客觀性，但秘書部門卻是信息管理的主角，搞好信息管理就是能動地利用信息資源，為實現單位目標服務。總之，秘書部門的信息管理是方興未艾的事業，是大有作為的一門管理學科。