Office超強技巧連載─編輯技巧(四)

　　鏈接到其他程序
　　智能標記可使我們無需執(zhí)行相關操作而直接鏈接到其他應用程序中。比如，輸入ctips@cfan.com.cn，會出現(xiàn)超鏈接設置按鈕，這里可以根據(jù)需要進行超鏈接設置。如果按住Ctrl鍵，并單擊郵件地址后，系統(tǒng)會自動打開Outlook或Outlook Express。同樣道理，如果輸入了一個網(wǎng)頁地址后，系統(tǒng)也會同樣創(chuàng)建一個這樣的超鏈接，可方便直接轉(zhuǎn)入到IE瀏覽器中。

　　獲取更多智能標記
　　Word僅帶有部分智能標記功能。你可單擊“其他智能標記”（在“工具”菜單上，單擊“自動更正選項”，再單擊“智能標記”選項卡）或“檢查新操作”（在“智能標記操作”按鈕菜單上）前往微軟的站點查找新的智能標記和操作。
　　比如在http://office.microsoft.com/china/downloads/2002/dateSTchs.aspx，微軟提供了“中文日期智能標記”，它用于在Word2002文檔中自動識別多種形式的中文日期并提供相應的快捷操作，如安排會議或約會、設置紀念日、插入農(nóng)歷等（注：其中，安排會議或約會等功能需要Outlook2002的支持。）

　　提供聲音反饋
　　智能標記可以在出現(xiàn)時用聲音告知用戶，使用這一功能除了硬件（聲卡）支持外，還必須安裝Microsoft Office Sounds。方法是：單擊“幫助”菜單中的“網(wǎng)上 Office”命令，搜索“Microsoft Office Sounds”進行安裝。然后選中“選項”對話框“常規(guī)”選項卡中的“提供聲音反饋”復選項，以后所有Office XP程序均可聽到智能標記出現(xiàn)時的聲音。

　　智能標記的快捷鍵
　　按組合鍵Alt+Shift+F10可以打開智能標記菜單，如果當前有多個智能標記，則切換到下一個智能標記并顯示其菜單。按↓鍵選擇智能標記菜單中的下一條命令，按↑鍵選擇智能標記菜單中的上一條命令，敲回車則執(zhí)行選中的命令。

　　“自動版式”智能標記
　　安排PowerPoint幻燈片版式是一件費力的工作，PowerPoint XP的“自動版式”智能標記能大大提高工作效率。例如要將一個圖片插入含有文字的文本框，在文本框無法容納的情況下，“自動版式”功能可以將圖片安排到另一張圖片的下方，并使上下兩張圖片自動對齊。同時，“自動版式”智能標記及其選項也會顯示出來，可以撤銷自動版式或者修改“自動更正”選項。

　　文件快速查找技巧
　　Word可以使用文字或與簡單統(tǒng)配符“*”搭配，用來查找含有某些關鍵字的文件。操作方法是：在Word的“打開”對話框“查找范圍”列表內(nèi)找到目標驅(qū)動器或文件夾，若要查找“歷史”、“My Documents”、“收藏夾等處的文件，還可以單擊對話框左邊的按鈕直接打開這些文件夾。然后在“文件名”框內(nèi)輸入要查找的關鍵字（如“報告”、“總結”等），如果使用“打開”對話框進行過多次查找，還可以打開“文件名”下拉列表選擇使用過的關鍵字。必要時還可打開“文件類型”下拉列表，選擇要查找的文件類型。完成后單擊“打開”按鈕，則所有包含查找關鍵字的文件名均出現(xiàn)在對話框中，如“技改申請報告”、“危房改造報告”等。你只須選中要打開的文件（選中多個文件時要按下Ctrl或Shift鍵），單擊“打開”按鈕即可。除此之外，你還可以在“文件名”框內(nèi)使用通配符“*”查找以某一文字開頭或結尾的文件，如“*總結”查找以“總結”結尾的文件，“Win*”查找以“Win”開頭的文件等等。和DOS下的宣傳品差不多。

　　查找指定文件技巧
　　時間長了，我們對于自己存的文件可能文件名已經(jīng)忘記了。這時要找到他們可不是很容易的事情。不過，我們完全可以按下Win+E鍵打開資源管理器，然后按下Ctrl+F鍵打開搜索對話框，在搜索文件中填入*.doc，然后再在包含文字中輸入你還記得的幾個單詞或一句話，，再單擊查找鈕就可以很準確方便地查找出你所要的文件來，這一次可得把文件夾Rename成一個容易記憶的名字，這一次可不要再忘記了！

　　快速打開“查找和替換”對話框
　　在狀態(tài)欄上“錄制”按鈕前面的任何位置雙擊鼠標，也可以打開“查找和替換”對話框，而且Word會自動顯示“定位”標簽，大大方便了操作。

　　快速改變英文字母的大小寫
　　為了免去切換輸入法的麻煩，我們常常會在文字輸入時直接用大寫來輸入英文，又或者有時在輸入文檔結束后，發(fā)現(xiàn)大小寫不一至，如何快速有效的改變英文大小寫呢？這里有一個非常有效的方法，在Word中先選取需要更改的英文字母，然后按住Shift鍵，再按下F3，每按一次F3，便可在首字大寫、大寫、小寫三種模式下進行切換。

　　Word的雙擊技巧
　　（1）雙擊橫向標尺上的灰色空白區(qū)域或豎向標尺的任意位置或頁面四角頁邊距區(qū)域，則打開“頁面設置”對話框。
　�。�2）雙擊橫向標尺上任意一個制表位，則快速打開“制表位”對話框。
　　（3）在任意工具條的空白區(qū)域雙擊，則直接打開“自定義”對話框。
　　（4）將鼠標移到文件左側(cè)成右傾空心箭頭狀時，或在左側(cè)頁面之外灰色區(qū)域中雙擊，則快速選中鼠標所指向的文本段落。
　　（5）將鼠標放在引號之間的任意文本上雙擊，則選中引號中所有文本（包括引號）。
　�。�6）將鼠標放在文本中某個詞（中文詞語或英文單詞）的任意一個字（或字母）上雙擊，則選中該詞。
　�。�7）在插入的文本框（圖形、圖片）等對象上雙擊，則快速打開“設置文本框格式”（“設置自選圖形格式”、“設置圖片格式”）等對話框。
　　（8）將鼠標移到垂直滾動條的上端成雙向拖拉箭頭時雙擊，則快速將文件窗口一分為二。將鼠標移到兩個窗口的分界線處成雙向拖拉箭頭時雙擊，則取消對窗口的拆分。
　�。�9）在狀態(tài)欄右側(cè)“中文（中國）”上雙擊，則打開“語言”設置對話框。
　�。�10）在“頁面視圖”和“Web版式視圖”中，在文件空白區(qū)域雙擊，則將光標定位到該位置，實現(xiàn)即點即輸功能。
　　（11）在菜單上雙擊，則將→所有隱藏命令都將全部顯示出來。
　　（12）如果文件添加了頁眉（頁腳），將鼠標移到頁眉（頁腳）處雙擊，則激活頁眉（頁腳），進行編輯。
　�。�13）當工具條成浮動狀態(tài)時，在其標題欄上雙擊，則工具條快速返回原來位置（窗口周邊）。
　�。�14）選擇“文件”→“新建”，啟動“任務窗格”，在其標題欄上雙擊，則“任務窗格”會成浮動狀，如果現(xiàn)次雙擊，則會復原。
　　（15）雙擊工具欄上的“格式刷”按鈕，可以反復使用格式刷，再次單擊該按鈕或按Esc鍵，則取消該功能。
　　（16）在標題欄或垂直滾動條下端空白區(qū)域雙擊，則窗口在最大化和原來狀態(tài)之間切換。

　　快速打開“宏錄制”對話框
　　雙擊狀態(tài)欄上的“錄制”按鈕可以打開“宏錄制”對話框。

　　快速執(zhí)行修訂功能
　　雙擊狀態(tài)上的“修訂”按鈕即可快速打開或關閉修訂功能。在未處于修訂狀態(tài)時，“修訂”按鈕顯示為淺灰色，而且當我們在狀態(tài)欄上的“修訂”按鈕上右擊鼠標時，會出現(xiàn)所示的快捷菜單，大大方便了我們的操作。

　　選擇單/多個字技巧
　　將光標移到要選擇的文字左（右）邊，按住左鍵拖到該文字的右（左）邊即可；將光標移到要選擇的文字左（右）邊，再按住Shift鍵的同時，按右（左）方向鍵即可選擇。

　　利用Insert鍵進行復制操作
　　剪切、復制、粘貼是編輯Word文檔時常用的操作，你知道嗎？Insert也可以完成粘貼的功能哦。選擇菜單工具--選項，在編輯標簽中，勾選其中的"用INS鍵粘貼"，接下來你只要在粘貼時直接按下Insert即可了。

　　如何選中多處文本
　　Word XP提供了兩種新的選中多處文本的方法。首先可以使用“樣式和格式”窗格：只要你選中其中的某種樣式，單擊其右邊的下拉按鈕，選擇菜單中的“選擇所有XX實例”，則文檔中應用這種格式的所有文本均被選中。你就可以對它們執(zhí)行刪除或修改等操作。
　　其次可以單擊“編輯”菜單中的“替換”命令打開對話框：如果你想知道某個單詞使用的頻率，可以選中“高亮度顯示查找到的內(nèi)容”項，然后單擊“查找全部”按鈕。Word XP就會顯示“找到XX個與此條件匹配的項”，并將所有符合條件的內(nèi)容選中。

　　Word里的快捷方式
　　在Word里，如果想更快地剪切并且復制句子，把光標定位在相應的段落中并且按下Alt+Shift鍵�，F(xiàn)在使用上下光標鍵就可以調(diào)整選中的區(qū)域了。另外使用上下光標鍵將改變所選中文本的效果。

　　快速選中詞
　　只要將鼠標放在要選擇的詞的任一字上雙擊鼠標左鍵即可選中該詞；如果住住Ctrl鍵，再將鼠標放在要選擇的詞的任一字上雙擊鼠標，可以選中不相鄰的多個詞。

　　快速選中一句話
　　按住Ctrl鍵不松開，用鼠標左鍵點該句（句號與句號之間）任一位置，即可選中這句話。

　　快速選中一行文字
　　只要將鼠標移到要選擇的行左邊等到鼠標變成向右的空心箭頭時，單擊鼠標左鍵即可；還可以將光標移到要選擇的行首，按Shift+End鍵可選中該行；把光標移到要選擇的行尾，按Shift+Home鍵也可選中該行；將光標移到要選擇的行首（尾），先按住Shift鍵，然后再按向下（上）的方向鍵；同時按住Ctrl+Alt鍵單擊鼠標左鍵，可選中鼠標單擊位置到行首的文本。

　　選擇相鄰行多行文字
　　將鼠標移到要選擇的第一行的左邊，等到鼠標變成向右的空心箭頭時，按住鼠標左鍵拖動到要選擇的最后一行即可。

　　選擇不相鄰行多行文字
　　先使用上面的技巧選中一行文字，然后按住Ctrl鍵，再將鼠標移到要選擇的第二行的左邊等到鼠標變成向右的箭頭時，單擊鼠標左鍵即可。

　　快速選中一段文字
　　將鼠標移到要選擇的段左邊等到鼠標變成向右的箭頭時，雙擊鼠標左鍵即可；另外，將鼠標放在該段的任一字上，三擊鼠標左鍵即可選中該段文本。

　　多段文字的選擇
　　將鼠標移到要選擇的第一段左邊等到鼠標變成向右的箭頭時，按住鼠標左鍵拖動到要選擇的最后一段即可。

　　快速選中整篇文件
　　選擇“編輯”→“全選”；或按下Ctrl+A快捷鍵；或把鼠標移到文件的左邊等到鼠標變成向右的箭頭時，三擊鼠標左鍵。

　　列塊文本的選擇
　　按住Alt鍵的同時，按住鼠標左鍵從列塊的左上角拖到列塊的右下角即可；先把光標置于要選擇列塊的左上角（右下角），然后按住Shift+Alt鍵不松開，在該列塊的右下角（左上角）單擊鼠標左鍵也可選擇列塊。

　　Word中的選擇技巧
　　你可能已經(jīng)知道在一個Windows文檔中使用CTRL+A來全選所有文字和圖片，但你很可能還不知道Word中提供有更為靈活的選擇方法，打開一個Word文檔，然后按F8啟動這個功能，接著將光標移動到一個字符的右邊或左邊，現(xiàn)在再次按下F8鍵，這樣就可以選中這個字符了，第三次按F8可以選中句子，第四次按F8則選中整個段落，如果你想選中整個文檔，那么可以按F8五次。而且只要你一按下F8，就可以使用鼠標點擊來進行任意選擇啦。

　　任意形狀文本塊的選擇
　　先選中第一部分文本，然后按住Ctrl鍵不松開，再使用鼠標左鍵拖選其余文字塊即可。

　　選擇相同格式文本
　　單擊工具欄上的“格式”→“樣式和格式”打開“樣式和格式”窗口，在文件中單擊一個格式與要選擇的 文本相同的詞；這時格式說明將出現(xiàn)在“樣式和格式”任務窗格中的“所選文字的格式”下；在“樣式和格式”任務窗格中，單擊“全選”即可。

　　快速選取超長文本
　　先將插入點移到要選取的文本開始處，按下Shift鍵再在結束處單擊，就可以快速選取超長文本。如果將插入點移到要選取的文本開始處，再同時按下Alt和Shift鍵后在結束選取的地方單擊鼠標，就可以選擇一個矩形區(qū)域的大片文本。

　　自動編寫摘要
　　Word2000的自動編寫摘要功能可以自動概括文檔要點，生成文檔摘要。創(chuàng)建摘要的方法是：單擊“工具”菜單中的“自動編寫摘要”，將彈出“自動編寫摘要”對話框的“摘要類型”下面四種摘要文檔頂端分別輸入摘要的文字，再在“相當于原長的百分比”框中鍵入或選擇摘要的詳細程度，之后點擊“確定”，摘要內(nèi)容即被按選擇的顯示方式顯示出來。

　　“文本框”的復制和粘貼
　　文本框是一種非常特殊的對象，選擇、復制起來較為麻煩，但可以先選中“繪圖”工具欄上的“光標”按鈕，這時移動鼠標到文本框邊緣時單擊，此時鼠標指針會變成四字箭頭，最后右擊一下鼠標，選擇“復制”即可把選中的文本框拷貝到Windows剪貼板中。要粘貼就簡單，只要按下Ctrl+V即可。