Office超強技巧連載─編輯技巧(一)
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多重剪貼板
Word 2000/XP具有多重剪貼板功能（Word 2000支持12個，Word XP支持24個），不過，其他字處理軟件也能享受此“特殊優惠”：打開Word XP，并單擊“編輯”→“Office 剪貼板”就會啟動Office 中的剪貼板，當在字處理軟件中按下Ctrl+C時，相應內容會被復制到“Office 剪貼板”中。只要切換到Word中，單擊相應的剪貼項目，即可把它們復制到剪貼板中，按下Ctrl+V鍵即可粘貼。
粘貼為文本
在網上看到很多喜歡的文字，把這些文稿復制下來并粘貼到相應的字處理軟件中時，你會發現很雜亂：不過，可以在IE中復制這些文本后，選擇“編輯”→“選擇性粘貼”，然后選擇“無格式文本”即可將網頁中的內容以字處理軟件中默認的格式粘貼到字處理軟件中，這樣統一調整其格式、排版起來就方便多了。
粘貼單元格文本
從Excel向Word粘貼過數據的人都知道，如果選中了含有數據的Excel單元格，單擊工具欄中的“復制”（或“剪切”）按鈕。切換至Word以后單擊“粘貼”按鈕，那么文件中顯示的數據全部帶有虛框。如果你只想粘貼單元格中的數據，可以使用如下方法：
按上面介紹的方法打開“選擇性粘貼”對話框，選中其中的“無格式文本”單擊“確定”按鈕。粘貼至Word文件的文本即按模板默認的字體、字號等顯示，傾斜、虛框等從Excel帶來的格式全部消失。如果你只想粘貼Word表格中的文本，也可以采用上述方法去除表格線。
從Word文件中打開文件
如果你想從Word文件中打開其他文件，首先打開作為鏈接對象的某個文件，選中標題或其他有代表性的文字。然后切換至另一個Word文件，選擇“編輯”→“粘貼為超鏈接”。以后只要按住Ctrl鍵單擊這些文字即可打開相應的鏈接文件。
字體預覽技巧
除少數常用中文字體外，多數字體可能你對它們都沒有什么印象。Office可實現字體所見所得。方法是：單擊Word 2000 “工具”→“自定義”，選擇其中的“選項”標簽卡。將其中的“列出字體名稱時顯示該字體的實際外觀”項選中，此后再打開“字體”列表，就可以先預覽看到各種字體的“廬山真面目”。
格式刷使用技巧
“格式刷”可以將文本中已有的格式用于其它地方，操作方法是：選定要復制格式的文本，單擊“格式刷”按鈕 ，然后將“格式刷”刷過要應用此格式的文本。將選定格式復制到不同位置的方法是：雙擊“格式刷”按鈕，按上法將格式復制于不同位置，完成后再次單擊“格式刷”按鈕即可。這樣要批量復制文本的格式就方便多了。
插入水印的技巧
Word XP可以在文檔中插入圖片或文字兩種水印，只要單擊“格式”、“背景”子→“水印”，就可以在對話框中執行添加水印的操作。如果你要將一幅圖片作為水印插入，可以選中對話框內的“圖片水印”項，根據需要設置“縮放”并選中“沖蝕”。然后單擊“選擇圖片”按鈕打開對話框，選擇所需圖片后單擊“確定”即可。如果你要插入文字水印，就應選中對話框中的“文字水印”，然后在“文字”下拉列表中選擇或輸入所需文本。再根據需要設置“字體”、“尺寸”等選項，完成后單擊“應用”按鈕，即可在頁面視圖中看到水印效果。
改變對象格式的技巧
通常，粘貼至Word XP文檔的圖片只能應用其原來的格式。如果使用“選擇性粘貼”，就可以完成圖片格式轉換和粘貼雙重任務，具體操作方法是：將圖片放入剪貼板（例如在“畫圖”中“復制”圖片），打開欲粘貼圖片的文檔。單擊“編輯”→“選擇性粘貼”，即可打開“選擇性粘貼”對話框。在剪貼板存放BMP格式圖片時，你可以看到對話框中有“BMP圖像對象”、“圖片”和“與設備無關的位圖”等三種類型，你只要選中其中的一種，單擊“確定”按鈕就可以將圖片插入文檔。如果在PowerPoint XP中執行上述操作，你可以在“選擇性粘貼”對話框看到更多的選項。
圖片插入（粘貼）技巧
從Word 2000開始，圖片無須文本框即可直接插入文檔。Word XP更可以修改默認的圖片插入方式，使其更加符合用戶的需要。具體做法是：單擊“工具”→“選項”打開對話框，找到“編輯”選項卡中的“圖片插入/粘貼方式”。單擊按鈕打開菜單，就可以選擇其中提供的某種插入或粘貼方式了。
文字變圖片的技巧
大家都知道“藝術字”能生成圖片格式的文字，殊不知“選擇性粘貼”也有這種功能，具體做法是：將需要做成圖片的文字放入剪貼板，新建一個空白文檔后打開“選擇性粘貼”對話框。選中其中的“圖片”或“圖片（增強型圖元文件）”，單擊“確定”按鈕。粘貼至Word文檔的文字就會變成圖片，可以像普通圖片那樣進行處理。
粘貼Excel圖片表格
如果粘貼至Word文件的Excel表格將不再作任何改動，使用下面的方法可以減少排版時的麻煩：選中要粘貼的Excel單元格區域，單擊Excel XP的“復制”按鈕將其放入剪貼板。切換至Word文件，按照第一點介紹的方法即可將Excel表格以圖片形式的插入文件。
選擇對象再快捷一點
在“自定義”窗口中，選擇“繪圖”類中的“選擇對象”，并把它拖至工具欄上，要選多個對象時，只要單點“選擇命令”按鈕（不必按Ctrl或Shift鍵），就可移動鼠標進行選取了。
Ctrl+F3的妙用
首先選定想要移動的文字，再按Ctrl+F3鍵，這樣選定的內容便剪切到了剪切板上，然后向下尋找另一處想移動的文字，選定，再按Ctrl+F3鍵，如此下去一直到把所有想移動的文字都按上法處理完，然后把光標移到想插入的地方，按下Ctrl+Shift+F3鍵，剛才剪切的文字便統統移過來了，而且還能夠保持它們原來相對位置。
豎選文字
如果編排的文件中含有多列數據（但不想使用表格對它們加以控制），而還需對各列進行移動，復制等操作，可以先按住Alt鍵不放，然后用鼠標左鍵在文件區內畫所需的矩形區域，即可豎選出任意矩形區域。
移動或復制文本也快速
移動或復制文本，可用剪切、復制、粘貼等命令來完成，但操作起來有點繁瑣。快速操作的方法有兩種：選擇要移動或復制的文本，若按住Ctrl和Shif鍵不放，將鼠標移動到新位置單擊鼠標右鍵可復制所選文本，若按住Ctrl鍵不放，將鼠標移動到新位置單擊鼠標右鍵可移動所選文本；選擇欲移動的文本，按下鼠標左鍵不放，拖動到新位置后再放開即可實現文本的移動。
一次粘貼所有內容
選擇“視圖”→“任務窗格”選項，打開“任務窗格”窗口，單擊其標題欄右側的下拉按鈕，選中“剪貼板”選項，使“剪貼板”任務窗格可見。然后反復對多處文本執行復制（剪切）操作，將多處文本復制（剪切）到剪貼板上，最后將光標移到需要粘貼的位置，單擊剪貼板上的“全部粘貼”按鈕，即可把剪貼板上的內容一次性粘貼到當前文件。
小提示
按下Ctrl+C+C鍵（即在按住Ctrl鍵的同時連按兩下字母C），可以快速打開“剪貼板”任務窗格。
快速輸入疊詞
如要輸入“干干凈凈”一詞，可以這樣做：選輸入“干凈”一詞，然后將光標移到“干凈”之間，按下F4鍵即可。當然，要輸入“高興高興”，則只要輸入“高興”，然后按下F4鍵就可以了。
使用Word復制文字要注意
有時，在Word中選中并復制一部分文字，接著到其他字處理軟件里粘貼，有可能會使原來文中的全角中文標點符號變成英文，如逗號變成“，”而不是“，”，百分號變成了“%”而不是“％”等。這時，只要在Word中選擇“文件”→“另存為”，把其另存為TXT文件就沒有問題了。
巧妙替換剪貼板數據
先把要替換成的內容（包括文字、字符和圖片）復制到剪貼板中，在“替換”對話框中，單擊“查找與替換”命令，在“查找內容”方框中輸入要查找內容，同時在“替換為”方框中輸入“^c（c一定小寫）”，單擊“全部替換”按鈕，復制到剪貼板中的對象（字符、文字和圖片）等將會替換掉所有文件被查出的內容。
使用選擇性粘貼
不少用戶在給Word文件添加圖片時，都先用軟件打開圖片再復制再粘貼。這樣的結果，一方面由于采用了粘貼命令，使得在文件中增加的內容除所需要的圖片本身，還有許多與圖片和軟件有關的信息，增加了文件大小，另一方面對圖片進行修改和其他處理時往往會自動打開原來的軟件，比較麻煩，而且還容易死機。其實，此時只要選用選擇性粘貼圖片，則系統只往文件中添加圖片本身，大大減少文件大小，又利于修改，的確是一舉兩得。
喚醒“全部關閉”功能
打開“自定義”窗口，單擊窗口中的“命令”標簽，在“類別”中選“文件”項，然后在右側“命令”中，用鼠標拖動上下滾動條，找到“全部關閉”圖標。然后用鼠標按住該圖標不動，將其拖動到“文件”菜單下，松開鼠標即可讓它們常駐在“文件”菜單中即可。以后要保存所有打開的Word文件，只要單擊此按鈕即可。
喚醒“自動滾動”功能
打開“自定義”窗口，在“命令”標簽下的“類別”中選擇“工具”，在右邊對應的“命令”中選擇“自動滾動”，按住鼠標左鍵把它拖到工具欄上放手即可。當查看一個較長的文件時，單擊“自動滾動”按鈕，這時指針會變成黑色尖頭，移動鼠標就能實現屏幕自動滾動，上下移動鼠標還可以調節滾動速度，這相當于給鼠標添加了一個免費滾輪，要取消自動滾動功能，只需單擊鼠標左鍵或者右鍵即可。
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